この細則は、規約「第3章役員」に定める条文を補足するものである。
1．輪番制で特別の事情ある場合とは
規約第12条3項の「輪番制で特別の事情ある場合」とは次のことを言う。
- 会員登録世帯主が高齢の方（満75歳以上）で、同居家族に代行者がいない場合。
- 会員登録世帯主が疾病・傷害等で、役員就任が無理な場合。
- 家族に介護を必要とする方がいる場合。
- その他、会員登録世帯主の申し入れにより、当該地区役員と当該班長が判断して役員就任が困難な場合。
2．各副会長は専門部を担当するとは
規約第16条2項の「各副会長は専門部を担当・‥」で、担当する専門部の区別は次のとおりとする。
- A副会長‥・防災部、防犯部を担当。
- B副会長‥・環境部、福祉部を担当。
- C副会長‥・行事部、広報部を担当。
- 総務部と会計部は会長直轄とする。
3．新役員の選出確認時期と報告について
新役員の選出確認時期と報告については次のとおりとする。
- 任期満了となる役員は、交替する次期役員を当該選出母体班に確認し、総務部に書面をもって報告する。
- 確認の時期は、任期満了となる年の前年11月とする。
- 総務部は、任期満了となる役員の後任者が全て決まったら、名簿を作成して会長に報告する。
- 会長は役員会で次期役員を発表し、役員会の決議を経て総会の承認議案とする。
4．補充により選出された役員について
第13条4項の補充により選出された役員は前任者の代理人であり、前任者が既に総会の承認を得る必要はないものとする。
5．新役員に対する業務の説明及び引継ぎ
- 各専門部長は、自部門に配属される新役員に対し業務の説明をする。
- 任期満了となる役員は、自分が担当していた専門部に配属となる新役員に対し業務の引継ぎを行わなければならない。
- 業務引継ぎは4月中とし、書面をもって行うものとする。なお、関係書類等ある場合は説明の上引き渡す。
6．新旧役員の交替時期
新旧役員の交替時期は総会時とする。従って、任期満了となる役員は担当する職務を総会時まで遂行しなければならない。
7．細則の施行時期
この細則は平成17年4月1日より施行する。(平成17年1月16日)